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タイムマネジメントとは?タイムマネジメントの意味と上手く進める7つのコツ!

投稿日:2018-03-23 更新日:

「なんだかいつも忙しい」「やりたい気持ちはあるのに時間が足らずにやり残してしまう・・」など、ビジネスパーソンに限らず子育て中のママにも、家事や介護で忙しい方にも共通の課題になっていますよね。仕事もプライベートも充実させて豊かな人生を送りたい方にとって、タイムマネジメントは、ぜひとも取り入れたい必須のスキルです。

今回は、タイムマネジメントの意味と効果を知って上手く取り入れるコツを7つのポイントに整理してお伝えしていきたいと思います。

タイムマネジメントとは?その意味は?

タイムマネジメントとは、単に「時間管理」と訳されることもありますが、実は『時間管理』の枠を越えて、仕事の効率性のアップや生産力向上、モチベーションアップや精神の安定にもつながる革新的な時間管理術(タイムイノベーション)、時間管理のスキルとして定義されています。

スケジュール管理との違い

タイムマネジメントとは、単なるスケジュール管理ではありません。
スケジュール管理が、予定を把握して、それを遅滞なくこなすことが目標であることに対して、タイムマネジメントでは目標を設定し、計画に従って目標達成のために時間をコントロールするというプロセスも重要視します。

たとえば、手帳には、会議の時間、人との約束の時間などスケジュールを書き込み、当然ダブルブッキングや失念することがないように管理しますが、実際に一日のうちで「すべきこと」として考えてみたときには、実はスケジュール表に書き込まれている仕事以外にも多くのタスクがあることが分かります。

会議の時間に遅れない、人との約束に遅れない、というスケジュール管理はできても、その準備が十分でなかった、とか、人に会うに当たってその準備不足のために、最大の効果が得られないということもありますよね。

つまり、スケージュールをこなすにあたり、「時間を有効に使って最大限の成果を出すこと」に焦点があたるところがスケジュール管理とタイムマネジメントの違いともいえます。

タイムマネジメントのメリットとは

タイムマネジメントによって得られるメリットは、ビジネスだけでなく、生活の質の向上においてもプラスの効果を生むという点にあります。

  • 自由な時間を生み出すことが可能になる。
  • 重要度の高いタスクを着実に仕上げられるので充足感が得られる。
  • 生活の中に精神的余裕がうまれる。
  • 集中力のない時間をそれ用に有効活用できる。
  • 少ない時間も有効活用できる。

仕事もプライベートも充実させて豊かな人生を送りたい方にとって、やはり必須のスキルといえそうです。

タイムマネジメントを上手く進めるコツ

タイムマネジメントを成功させるには、日々の予定の組み方にコツが必要です。ポイントは「時間を有効に使う」「自分の能力を客観的に把握する」こと。具体的に上手く進めるコツを見ていきます。

①やるべきタスクを全て書き出し、優先順位をつける

タイムマネジメントを行うためには、仕事内容を細かく「タスク化」することが大切です。大きな仕事も小さなタスクにすることで、やるべきことが明確になり、スケジュールに落とし込みやすくなります。そして、全てを書き出した上で、優先順位をつけます。

②余裕を持ったスケジュールにする

そもそも、もともとのスケジュールをキツキツに詰め込むと、1つの予定が長引いたり、予期せぬ出来事で全てのスケジュールが狂っていまうということに見舞われます。1つの予定から最大限の効果を引き出せるだけの十分な時間の確保を心がけたスケジュール管理が必要です。

③重要な仕事、頭を使う仕事は午前中にする

頭を使う仕事は朝一番の頭が冴えている時間に行いましょう。朝は頭が一番すっきりしている時間。発想力や思考力が最も高まっている時間帯です。その時間に考える仕事や重要な意思決定をする仕事を入れるといいでしょう。

④自分の中での締切は短めに設定する

時間に余裕があればいい仕事ができるというわけではありません。少し頑張らないと終わらないくらい「少しタイトな締切」を自分で設定することで集中力が持続でき、モチベーションを維持する効果もあります。結果として、「時間を有効に使って最大限の成果を出すこと」が可能になります。

⑤大きな仕事は細かなタスクに別ける

大きな仕事を大きなまま捉えていると、大きな仕事の完了までタスクが消えず進んでいる感も感じられません。小さなタスクに別けて管理することによって、全体のうちのどこまで進んだか、時間配分はどうかなど、客観的に捉えることができますし、1つ1つタスクをこなすことによって、モチベーション維持の効果にもつながります。

⑥簡単にできること、すぐ終わる仕事をするタイミングを工夫する

朝一番や午後の休憩明け、夕方の疲れたタイミングなどに「簡単にできる仕事」「すぐ終わる仕事」を持ってくることで、短時間で達成感を得られるとともに、次の仕事へのウォーミングアップにもなります。

⑦達成すべき目標を数値化する

「見積りを3通り作る」「アポ取りの電話を10件する」・・など成果としてひと目で判断できる目標を設定することで、やるべきことが明確になり、脳にインプットされます。数値化することで、電話を2件かけて良とする、見積もりを作りかけてできていない・・など中途半端な状況をなくす効果があります。

タイムマネジメントのまとめ

タイムマネジメントは、一朝一夕で身につくスキルではありません。が、今回お伝えした7つのポイントを意識して取り入れることで、間違いなくタイムマネジメント力はUPしてきます。

ただし、タイムマネジメントとは単に効率化を目指した時間管理の方法論ではありません。マネジメントの本質を理解し、そのスキルを身につけていく中で、大切なこと=人生もしくは仕事の目標を達成することに時間を使えるようになります。

あなたもタイムマネジメント力をUPして、仕事もプライベートも充実させて豊かな人生を送りましょう。

今後を考える

多くの人が「やりたいこと」ではなく「やらなくてはならないこと」に追われている今、タイムマネジメントの本質を理解することで、大切なこと=人生もしくは仕事の目標を達成することに時間を使えるようになります。

同時に、これからの時代、忙しさに紛れてなんとなく過ごしているだけでは苦しくなるばかり。何かしら手を打たないと、と漠然と感じている人も増えています。

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